Die Lieferantenbewertung stellt ein wichtiges Instrument zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit eines Lieferanten dar. Sie unterstützt den Einkauf bei der Ausgestaltung passender Maßnahmen zur Lieferantenentwicklung sowie bei der Auswahl der passenden Lieferanten für ein Beschaffungsprojekt.
Ziel der Lieferantenbewertung ist es, Leistungsschwächen eines Lieferanten zu identifizieren und abzustellen sowie Leistungsstärken weiter auszubauen. So kann die Lieferleistung aller Lieferanten nachhaltig optimiert werden.
Doch welche Faktoren spielen für eine aussagekräftige Lieferantenbewertung eine Rolle? HCM gibt Ihnen 7 Tipps für eine erfolgreiche Gestaltung Ihrer Lieferantenbewertung:
1. Definieren Sie ein klares Bewertungsschema mit Kategorien, Kriterien und Gewichtung
Für die Beurteilung der Lieferantenperformance können sowohl quantitative Faktoren, sogenannten Hard-Facts, als auch qualitative Faktoren, die sogenannten Soft-Facts eine Rolle spielen. Während Hard-Facts meist in regelmäßigen Abständen zum Beispiel über Wareneingangsmeldungen erfasst werden, können die Soft-Facts als weiche Kriterien für jede Bewertung neu bei den jeweiligen Fachabteilungen abgefragt werden.
Hard- und Softfacts setzten sich zumeist aus einer Vielzahl an Kriterien zusammen. Diese gilt es für eine effektive Auswertung sinnvoll in einzelne Kategorien wie beispielsweise Qualität, Logistik oder Einkauf zu unterteilen. So können Sie transparente und nachvollziehbare Kennzahlen für die weitere Lieferantenbeurteilung und Entwicklung ableiten. Über eine Gewichtung einzelner Kategorien oder Kriterien stellen Sie zudem die Relevanz im Rahmen der Bewertung sicher.
2. Prüfen Sie, welche quantitativen und qualitativen Daten für die Bewertung in bestehenden Systemen bereits vorliegen
In den meisten Fällen sind wichtige Hard-Facts wie die Termintreue, Mengentreue oder die PPM-Kennzahlen bereits in bestehenden Systemen erfasst. Die Daten in einem ERP-System oder in sonstigen Datenquellen können so für die Bewertung mit berücksichtigt werden.
Moderne IT-Systeme wie das HCM Lieferantenmanagement-System können mittels definierten Schnittstellen auf diese Daten zugreifen. Sie können diese Daten verarbeiten und im Rahmen der Bewertung automatisiert zur Verfügung stellen. Für eine effektive Verarbeitung prüfen Sie bitte vorab, welche Daten genau verfügbar sind und in welcher Qualität die Daten vorliegen.
3. Legen Sie fest, nach welchen Kriterien Lieferanten für die Bewertung einbezogen werden
Gerade bei einem großen Lieferantenstamm kann die Bearbeitung der Bewertungen schnell sehr umfangreich werden. Legen Sie deshalb vorab fest, welche Lieferanten für die Bewertung überhaupt in Frage kommen. Als Kriterien kommen unter anderem die Häufigkeit der Zusammenarbeit mit einem Lieferanten, das Einkaufsvolumen im Jahr und die strategische Bedeutung des Lieferanten in Betracht.
4. Definieren Sie den zeitlichen Rhythmus der Lieferantenbewertung
Die Bewertung der ausgewählten Lieferanten mittels der festgelegten Kriterien sollte in regelmäßigen Abständen erfolgen. Wir empfehlen, mindestens einmal jährlich eine Bewertung durchzuführen. Sie können diese aber auch in kürzeren Abständen durchführen oder im Anschluss an bestimmte wichtige Projekte mit dem Lieferanten.
Die Bewertungszyklen können für Hard- und Softfacts variieren. Hard-Facts werden regelmäßig beispielsweise auf monatlicher Basis automatisiert zur Verfügung gestellt. Die Abfrage von Soft-Facts und die konsolidierte Auswertung beider Kriterien ist meist auf einen längeren Zeitraum ausgelegt.
5. Informieren Sie die Lieferanten zeitnah und transparent über die Ergebnisse der Bewertung
Nur wenn der Lieferant über seine Bewertung ein detailliertes Feedback erhält, kann die Evaluation eine positive Wirkung erzielen. Im ersten Schritt empfehlen wir hier eine schriftliche detaillierte Aufschlüsselung der Kennzahlen. Diese sollten im Rahmen eines Feedbackgesprächs oder dem Jahresgespräch weiter betrachtet werden. Heben Sie dabei positive Ergebnisse lobend hervor. Betrachten Sie negative Ergebnisse in Bezug auf die umzusetzenden Maßnahmen und bewerten Sie sie im Hinblick auf die weitere Entwicklung.
6. Berücksichtigen Sie ein Maßnahmenkonzept zur Leistungsoptimierung der Lieferanten
Um Leistungsschwächen eines Lieferanten entgegenzuwirken, definieren Sie zeitnah nach Bekanntwerden der Bewertungsergebnisse ein Maßnahmenset zur Verbesserung der Schwachpunkte. Wichtig dabei ist, dass die Erfüllungskriterien, Umsetzungszeiträume und Verantwortlichkeiten klar definiert werden. Dadurch können Sie eine effektive zeitnahe Umsetzung und langfristige Optimierung gewährleisten.
7. Unterstützen Sie Ihre Anwender durch ein einfach und intuitiv zu bedienendes IT-System
Die Vielzahl an zu berücksichtigenden Variablen macht klar, dass ab einer gewissen Unternehmensgröße der Einsatz einer geeigneten Softwarelösung für die Lieferantenbewertung unabdingbar ist.
HCM Lieferantenmanagement bietet mit dem Modul Lieferantenbewertung und Entwicklung hierfür eine komfortable Lösung. Sie können Workflow, Fragenkataloge und Bewertungsschemas individuell und unternehmensspezifisch anpassen. Dabei sind auch Schnittstellen zu bestehenden Systemen möglich, so dass bereits vorhandene Daten beispielsweise aus ERP Systemen automatisch mit eingebunden werden. Steuern Sie so Bewertungsschritte und die Auswertung der Ergebnisse und reduzieren Sie die Prozesskosten für die beteiligten Mitarbeiter. Bieten Sie jederzeit Transparenz zu Status und Ergebnissen.
Die HCM ist seit mehr als 20 Jahren im Bereich Workflow- und Prozessmanagement tätig und damit Pionier der ersten Stunde. Bei uns steht immer im Vordergrund, die Zusammenarbeit in Unternehmen und Organisationen methodisch zu optimieren und mittels Software zu automatisieren. Das ist unsere Passion getreu dem Motto „Einfach besser arbeiten“.
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